Informes con Power BI

En una entrada anterior vimos una presentación de Microsoft Power BI  y sus componentes principales. En esta entrada vamos a aprender a crear informes detallados con Power BI.

Para comenzar a sacar informes vamos a extraer los datos de muestra  utilizando una consulta SQL de una base de datos. Del escritorio de Power  BI proporcionando conectividad directa a SQL Server, que vamos utilizaremos en este tutorial.

Exportando datos a Power BI desde SQL Server

Para crear una conexión SQL Server a la base de datos.

1. Abrir la aplicación Power BI.

2. Aparece un cuadro de diálogo como pantalla de arranque, pulsar en el botón “Obtener Datos” que se encuentra a la izquierda de la caja de diálogo. También es posible elegir esta opción desde la caja de herramientas de Power BI.

3. Seleccionar  “SQL Server Database” de la lista de fuentes de datos y hacer click en el botón  “Conectar”.

4. Aparece otro cuadro de diálogo. Ponemos el nombre del  servidor y de la base de datos en sus respectivas cajas de texto (El nombre  de la base de datos y los valores del estado del SQL Server aquí son opcionales).  Se utiliza una sentencia SQL para recuperar los datos. [Utilizamos las tablas Producto, SubCategoría  y Categoría].

5. En la siguiente pantalla nos pide las credenciales para acceder a la base de datos. Podemos elegir las credenciales de autentificación  Windows o SQL Server. Pulsamos sobre el botón “Conectar”. Obtenemos un mensaje “Encryption Support” en el cual pulsamos “OK” para continuar.

6. A continuación nos pedirá que proporcionemos los parámetros de conexión para este paso; Importación o consulta directa. La opción de importación importará los datos en el Power BI y los almacenará internamente mientras que la opción de consulta directa obtendrá los datos en tiempo de ejecución. Elegir la que necesitemos.

7. De acuerdo con los datos especificados, nos mostrará el resultado de la consulta en la pantalla siguiente. Hacer click en el botón Cargar.

Crear informes con Power BI

Una vez conectada nuestra base de datos a Power BI nos aparecen a la derecha dos paneles, uno de visualizaciones donde podremos elegir los tipos de gráficos a mostrar y en que zona del gráfico aparecerán los campos elegidos. 
En el panel Campos nos aparecen las tablas o vistas seleccionadas de la base de datos y si pulsamos sobre la una tabla se despliegan los campos que contiene.

arrastramos y soltamos los campos deseados sobre la zona elegida.

A medida que vamos soltando los campos en el cuadrante superior izquierdo nos aparece de forma automática un gráfico con el resultado.

Informes de profundidad

(para este ejemplo se ha utilizado la versión en ingles de Power BI)
Para crear informes de profundidad con Power BI, utilizaremos la query mostrada a continuación :

SELECT P.Name AS ProductName, PSC.Name AS ProductSubCategaroy, PC.Name AS ProductCategory,CAST(SUM(SOH.SubTotal) AS NUMERIC(18, 2)) AS TotalAmount

FROM Production.Product P

INNER JOIN Production.ProductSubcategory PSC ON P.ProductSubcategoryID = PSC.ProductSubcategoryID

INNER JOIN Production.ProductCategory PC ON PSC.ProductCategoryID = PC.ProductCategoryID

INNER JOIN Sales.SalesOrderDetail SOD ON SOD.ProductID = P.ProductID

INNER JOIN Sales.SalesOrderHeader SOH ON SOH.SalesOrderID = SOD.SalesOrderID

GROUP BY P.Name, PSC.Name, PC.Name

Con esto disponemos de un conjunto de datos en Power BI generado a partir de la consulta anterior. Cuando cargamos los datos utilizando una consulta,  por defecto Power BI lo renombrará como "Query1" Hay que sustituirlo por un nombre útil para identificar nuestros datos. 

 Para crear un informe hay que seguir estos pasos:

• Hacer click en el gráfico de columnas apiladas para mostrar la sección “Visualizations”.

• Hacer click en el campo “ProductCategory” y en el campo “TotalAmount” para añadir  “TotalAmount” (es un campo numérico) en la sección valor (value) y “ProductCategory” en la sección eje (axis). Como alternativa es posible arrastrar y soltar estos campos  en sus secciones respectivas. Power BI reconoce automáticamente los campos numéricos.

• Para crear un informe necesitamos soltar los campos “ProductSubCategory” y “ProductName” debajo del campo  “ProductCategory” de la sección eje (axis). Debemos tener los valores y la configuración de ejes para el gráfico de columnas, como el mostrado a continuación:

• Hacer click en el botón “drill down“  del gráfico de columnas apiladas en la esquina superior derecha para habilitar la funcionalidad “drill” (profundizar) del informe. Ahora, se es posible hacer click en cualquiera de las categorías del informe ( barras verticales)  para mostrar la siguiente  sub-categoría.

• Para profundizar al siguiente nivel, hacemos click en los botones de las flechas “drill” situados en la esquina superior izquierda del gráfico. Podemos desplazarnos por los diferentes niveles pulsando los botones tal y como se muestra en la imagen.

Cuando profundizamos una selección visual, la búsqueda interactiva no funcionará. Es decir, cuando se hace click en una barra vertical, otros elementos visuales del informe no serán filtrados y se profundizará hasta el siguiente nivel de detalle.

Basado en drill down reports in Power BI.