Acerca de la búsqueda de Enterprise Vault
La nueva interfaz de búsqueda de Enterprise Vault proporciona un rápido y fácil acceso al contenido de los archivos de almacenamiento de nuestro correo de Microsoft Exchange Server. En ella es posible hacer lo siguiente:
Buscar.
Examinar.
Ver previamente los elementos y sus archivos adjuntos.
Guardar las carpetas y las consultas de búsqueda frecuentemente usadas en una lista de favoritos para obtener acceso con un solo clic.
Descargar elementos del archivo de almacenamiento como archivos .msg.
Exportar los elementos archivados a un archivo .zip.
La búsqueda de Enterprise Vault recuerda sus preferencias y configuración con independencia de dónde se abren los archivos de almacenamiento o de qué navegador se usa.
Utilizar la búsqueda de Enterprise Vault
La búsqueda de Enterprise Vault tiene paneles varios en los cuales se puede navegar,buscar y ver contenido.Se pueden agregar las carpetas
a las que se accede con mayor frecuencia y las consultas de búsqueda avanzada a la lista de favoritos. Se puede navegar por un archivo de
almacenamiento haciendo clic en una carpeta en la barra lateral.
Preferencias: Barra Lateral
La barra lateral enumera los archivos de almacenamiento a los que se tiene acceso.
Si no se puede ver la barra lateral, se hace clic en el botón Acciones y en el cuadro de diálogo de Preferencias seleccionar Mostrar barra lateral y se pulsa Listo.
Los títulos grises son grupos de archivos de almacenamiento. De forma predeterminada, sus archivos de almacenamiento son agrupados por tipo. El que se crea por defecto se identifica como “Correo Electrónico” y en el se encuentran todos los buzones a los que tiene acceso el perfil principal. Expandir un grupo para ver los archivos de almacenamiento y las carpetas que contiene.
Si se tiene acceso a muchos buzones e interesa separar las búsquedas, Enterprise Vault permite crear grupos de archivos de almacenamiento personalizados mediante la página Grupos de archivos de almacenamiento en el cuadro de diálogo Preferencias.
Para crear un nuevo grupo damos al +, le ponemos nombre y a continuación vamos al grupo principal, localizamos el archivo de almacenamiento que queremos añadir a este nuevo grupo y con el botón derecho del ratón seleccionamos “Copiar en grupo personaliza do de archivos de almacenamiento”.
En la parte izquierda aparecerán los que tengamos, en este ejemplo aparece únicamente : ”Exchange”.
En este caso se ha creado un grupo donde salen los buzones compartidos del buzón principal.
en la imagen de arriba, se muestra un grupo que contiene solo el buzón principal del usuario.
Búsqueda simple
Para ejecutar una búsqueda simple, la función de búsqueda permite buscar elementos que contienen palabras, números o frases específicos. Es posible usar la sintaxis de consulta para restringir su búsqueda.
Para ejecutar una búsqueda simple
Si la búsqueda avanzada está abierta, hacer clic en Simple para abrir la búsqueda simple. La búsqueda simple tiene un único cuadro de texto, a diferencia de la búsqueda avanzada.
Seleccionar el archivo de almacenamiento o la carpeta en los cuales se desea ejecutar la búsqueda de una de las siguientes formas:
En la barra lateral, seleccionamos el archivo de almacenamiento o la carpeta.
Haciendo clic en la flecha hacia abajo en el panel de búsqueda y después haciendo clic en: Seleccione la carpeta.
No es necesario seleccionar Archivo de almacenamiento o carpetas, si no lo hacemos, por defecto nos buscará en todos ellos.
Se abre el cuadro de diálogo Seleccione Archivo de almacenamiento o Carpetas donde puede especificar las carpetas para la búsqueda.
En el caso de querer restringir adicionalmente la búsqueda, deberemos marcar en qué buzones deseamos buscar, y es importante chequear “incluir subcarpetas”.
Escribir el texto que se desea buscar en el cuadro de búsqueda.
Para buscar frases, es necesario incluirlas entre comillas("). Si se escriben varias palabras, pero no se incluyen entre comillas, la búsqueda de Enterprise Vault busca todos los elementos que contengan todas las palabras. Es posible también utilizar comodines, operadores booleanos y sintaxis de consultas de búsqueda para restringir su búsqueda.
Hacer clic en Enviar búsqueda (el icono de la lupa) o pulsando Intro.
El panel de resultados mostrará los elementos que contienen el texto de la búsqueda
Personalización del panel de resultados
Es posible especificar las columnas para mostrar en el panel resultados y personalizar el orden y el título de las columnas. Es posible también arrastrar y soltar los encabezados de columna para re-ordenarlos sin abrir el cuadro de diálogo Personalizar columnas.
Para personalizar las columnas mostradas en el panel resultados
Ejecutar una búsqueda o seleccionar una carpeta para completar el panel de resultados con algunos elementos. No es posible personalizar las columnas cuando el panel de resultados está vacío.
Hacer clic con el botón derecho del ratón en el encabezado de columna en el panel resultados y señalar Columnas. Se abre una lista desplegable.
Realizar una o más de las siguientes acciones:
Seleccionar las columnas que se desean mostrar en el panel de resultados. Hacer clic en Personalizar y en el cuadro de diálogo Personalizar columnas, utilizar los campos vacíos para crear una nueva columna.
Búsqueda avanzada
La función de búsqueda avanzada permite restringir la búsqueda usando una generación de consultas que proporciona los criterios, los operadores y los cuadros de entrada. Es posible buscar usando varios criterios, incluidos los campos personalizados. Las opciones de búsqueda varían en función del tipo de archivo de almacenamiento o de carpeta que se busca.
Es posible guardar las búsquedas avanzadas que se usan frecuentemente.
Cuando se busca dentro de los archivos adjuntos, la búsqueda puede coincidir con el contenido de uno o más archivos adjuntos de los elementos del correo. En esos casos, es necesario ver el contenido de los archivos adjuntos en el panel de lectura para buscar los términos de la búsqueda.
Para ejecutar una búsqueda avanzada
Si la búsqueda simple está abierta, hacer clic en Opciones avanzadas para abrir la búsqueda avanzada.
Seleccionar la carpeta en la cual desea ejecutar la búsqueda de una de las siguientes formas:
En la barra lateral, seleccionar el archivo de almacenamiento o la carpeta.
Hacer clic en una lista desplegable izquierda y seleccionar Carpeta de la sección ARCHIVO de la lista.
El cuadro de diálogo Seleccionar archivo de almacenamiento o carpetas se abrirá donde se pueden especificar varios archivos de almacenamiento o carpetas para la búsqueda.
Se seleccionan las opciones que se necesitan de las listas en el panel de búsqueda y se escriben los términos de la búsqueda en el campo de texto.
Hacer clic en el botón más (+) para agregar más opciones de búsqueda si es necesario. Si se comete un error al especificar los criterios de búsqueda, hacer clic en Restablecer para borrar los campos de búsqueda. Las opciones disponibles en las listas desplegables varían según el tipo de archivos de almacenamiento que se selecciona.
Seleccionar o anular la selección de la opción Buscar dentro de los archivos adjuntos para incluir o para excluir los archivos adjuntos en la búsqueda.
Hacer clic en Enviar búsqueda (el icono de la lupa) o pulsar Intro.
Los resultados de la búsqueda se muestran en el panel de resultados.
Comodines
Se Pueden usar asteriscos (*) y signos de interrogación (?) como caracteres comodín en las búsquedas simples y avanzadas. Un asterisco puede representar cualquier número de caracteres mientras un signo de interrogación puede representar solamente un carácter.
Guardar una búsqueda avanzada
Si se ejecuta a menudo la misma consulta de búsqueda avanzada, puede guardarse para volver a ejecutarse más tarde. Por ejemplo, se puede guardar una búsqueda de elementos de un remitente específico, con un documento como archivo adjunto, recibido en los últimos tres meses.
Es posible cambiar el nombre, editar y eliminar las búsquedas guardadas.
Para guardar una búsqueda avanzada
Especificar los criterios de búsqueda en los campos de búsqueda avanzada.
Hacer clic en Guardar. La búsqueda de Enterprise Vault solicita que se especifique un nombre para la búsqueda guardada.
Aceptar el nombre sugerido o especificar un nuevo nombre para la búsqueda y hacer clic en Guardar. La búsqueda guardada aparecerá en la lista de favoritos en la barra lateral.
Es posible reordenar las entradas en la lista de favoritos arrastrándolos y soltándolos o haciendo clic con el botón derecho y seleccionando Subir o Bajar en el menú desplegable
Lista de Favoritos
Después de guardar la búsqueda aparecerá en la lista de favoritos
Para volver a ejecutar una búsqueda guardada simplemente con situarnos en ella dentro de la lista de favoritos se ejecutará.
También se puede agregar una carpeta donde se realicen frecuentes búsquedas a la lista de favoritos para lograr un acceso rápido. Para ello en la barra lateral, en la carpeta que se desea agregar a la lista de favoritos, hacer clic con el botón derecho del ratón en la carpeta y después hacer clic en Mostrar en Favoritos.
Como se puede apreciar en esta ilustración se pueden distinguir por los iconos si se trata de una búsqueda guardada o del acceso rápido a una carpeta.
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