Introducción
Una factura sirve para indicar el costo de los bienes y servicios desglosando los impuestos correspondientes a pagar. Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, pero se expide y recibe en formato electrónico.
Según la normativa legal correspondiente a cada país. Sustituye a las facturas tradicionales de papel sin perder la garantía de autenticidad y la integridad de su contenido.
La factura electrónica es la versión digital de una factura tradicional y legalmente es equivalente a esta última. Las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios informáticos.
Factura electrónica como sustituto de la factura tradicional
Una factura es un justificante fiscal de la entrega de un producto o de la realización de un servicio. Tradicionalmente, era un documento en papel, debiendo ser archivado el original por el receptor de la factura. También el emisor de la factura conserva una copia.
La factura electrónica es el equivalente informático. Se emplean soportes informáticos para su almacenamiento en vez del papel como un soporte físico.
La validez de una factura electrónica es exactamente la misma que la de la tradicional factura en papel y con la firma digital se garantiza su integridad y su trazabilidad, (origen, emisor, fechas, etc.) judicialmente es un documento vinculante.
Se diferencia de la factura en papel por su gestión informática y su envío a través de un sistema de comunicaciones que permita garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.
Consta de 2 fases:
1. Se crea la factura y se almacena en un soporte informático.
2. Se procede a su firma mediante un certificado digital propiedad del emisor que cifra el contenido y añade el sello digital a la misma.
Al terminar el proceso la factura electrónica garantiza:
• Autenticidad. La entidad que firmó es quien dice ser.
• Integridad. El contenido no ha sido alterado.
El emisor envía la factura al receptor a través de medios informáticos como puedan ser CD´s, memorias o por Internet. Actualmente la factura electrónica depende de distintas normativas legales nacionales por lo que posee diferentes requisitos legales. Por tanto no siempre se puede utilizar esta sobre todo si se expide a empresas extranjeras con normativas distintas.
Existen algunas normativas internacionales aplicables de forma general a la factura electrónica, las Naciones Unidas, han publicado recomendaciones para definir plantillas y formatos para las facturas. En la unión europea, la facturación electrónica es regulada a través de la Directiva 115/2001.
También la organización mundial GS1 (antes EAN/UCC) que tiene 108 países miembro ha editado guías de facturación electrónica estándar a nivel mundial.
Tiene la misma validez y funcionalidad tributaria que la factura tradicional en papel. Todo el ciclo de la facturación puede ser administrado a través de medios informáticos.
Ventajas de la factura electrónica.
Los Beneficios de la factura electrónica son:
acortan los ciclos de tramitación, incluido el cobro;
reducen los errores humanos;
eliminan costes de impresión y envío postal;
facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;
reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;
facilitan la lucha contra el fraude;
Se estima que los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso de la factura superarán los ahorros en impresión y envío postal.El máximo beneficio potencial se realizará a través de la utilización de facturas electrónicas con formato estructurado.
Formatos
No existen requisitos respecto al formato de la factura, pero existen algunos formatos muy extendidos, son los siguientes:
Facturas en formato no estructurado PDF
Las facturas en formato no estructurado consisten en una imagen de la factura en papel, lo que implica que el procesamiento para ser introducidas en sistemas informáticos del receptor necesita intervención manual o un proceso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Facturas en formato estructurado XML
Cuando el envío es de ordenador a ordenador. Existen diversas variantes cuya convergencia se espera en el marco de las Naciones Unidas. Las más importantes son UBL y GS1 de la organización internacional OASIS.
Las facturas en formato estructurado son generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y luego son tramitadas de forma automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.
En Ambos casos son documentos electrónicos que pueden ser transmitidos a través de Internet. La diferencia consiste en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado.
Formatos de la firma digital
Para cada formato existe una forma diferente de firma electrónica:
• XML. El formato de firma electrónica se denomina XAdES y se regula por la especificación TS 101 903. De las diferentes modalidades, la más recomendable es la ES-XL pues incluye información sobre el tiempo en el que se llevó a cabo la firma electrónica e información sobre la validez del certificado electrónico.
• PDF. El formato de firma de Adobe (derivado de PKCS#7) queda embebido dentro del formato PDF lo cual permite asociar una imagen, por tanto es uno de los más adecuados para visualizarla o imprimirla. La apariencia de la firma es muy visual, ya que se puede mostrar como una firma en papel y además asociar a la misma la firma digitalizada o un sello de empresa.
Referencias:
No hay comentarios:
Publicar un comentario